ドキュメント全体は構造化され、そのテキストは階層化されているのが理想だ。

そこでテキストを階層化するために使うのが、インデント（字下げ）と項番である。

インデントとは行頭にスペース（空白）を置いて、テキストの始まり位置を下げるテクニックだ。

インデントをいつ使うかに明確な決まりはない。1行前のテキストまたは要素と同じ階層であることを示すために、インデントで行頭を揃える事が多い。

例えば、以下のように半角スペースを4つ入れて要素を揃えれる。

1. 開催概要
    時間：10:00
    会場：なんとかドーム
    ##ここに画像を挿入

画像を適当に挿入してしまう人もおおいが、インデントで頭を揃えることで同階層だと示すのが望ましい。

項目を箇条書きするとき、「・」（ナカグロ／中点）を使うこともできる。単語を並べるだけの箇条書きに中点を付けると野暮ったいし、インデントだけのほうがスッキリする。また、画像にナカグロを付けれないので、状況に応じて使うと良いだろう。

項番は項目番号のことで、文章の各項目に番号を付け、整理するための機能である。

項番にはさまざまな流儀があり、決まったフォーマットはない。職場であれば、既存の文章に倣うと良いが、職場の項番が整理されていることはほぼないため、自身で好きに作っても良いだろう。

個人的なおすすめは以下だ。

1. あいうえお
    (1) かきくけこ
        a. さしすせそ

項番のあとは半角スペースを開ける。Wordなら自動でインデントしてくれる。

ちなみにWordのアウトライン番号だと以下のパターンが使いやすい。

1. あいうえお
    (1) かきくけこ
        ① さしすせそ
        

ただ、①（丸数字）は画像のカコミに使い、そこを参照する時に使うので、項番で使わない方が良い。

項番はドキュメント全体で共通して同じフォーマットにする。だから制作前にどのパターンで作成するのかルールを決めておく。

もう少し具体的に例をあげる。

1. 項番の付け方
   項番をいつ使うのか、どう使うのか説明する、みたいなこのセクションの概要を地の文で記す。
    (1) 項番の付け方を手順として示す。
        a. 行頭に置いて
        b. 半角スペースを付ける
    (2) インデントで項番の階層を下げる。
        a. スペースを4個置く。
        b. 行頭を揃えるため3個にするのもあり。

大抵の場合、「1.」は要約された短いテキストで、続く地の文で概要を示す。 さらに「(1)」のレベルで、具体的な手順や要素を説明する。 「a.」のレベルは補足が多く、存在しないことも多い。 主な手順は「(1)」のレベルで淡々と記述されるからだ。