固有名詞を省略する場合は、以下のフォーマットで書く。

返信を確認したら、「契約解除通知書」（以下「通知書」）を送付する。

いくつか注意点がある。

• 省略形にするのは初出の時（故にカッコを付ける）
• 以下～とする、のような表現は冗長なので「以下」のみでOK

悩ましいのは似たような名前の書類がいくつかある場合だ。省略形にしたときに漢字が2文字も被っていると、かえって分かりにくいこともある。そういう場合はすなおにフルで書いた方がよい。また、最初か最後に出現する書類名などを一覧にしておく等の配慮が必要だろう。そして最初に省略形を宣言しておくのも有効だ。

本マニュアルでは以下の書面を取り扱う。
契約解除のご案内・・・・・・以下「ご案内」
契約解除通知書・・・・・・・以下「通知書」
契約解除にかかる同意書・・・以下「同意書」

業務マニュアルであれば、わざわざ省略形を使わない方がよいこともある。読んでいる最中に「通知書ってなんだっけ？」と遡って見始めると、時間の浪費になるからだ。文書の用途や読み手に合わせて、使い分けるとよい。