文書を作成するにあたり、重要な判断基準となるので、改めて説明を試みる。

問：なぜ文書を構造化するのか？
答：文書（ドキュメント）の可読性を高め、読み手が理解しやすくするため。

書き手と読み手が相互に了解した構造とすることで、情報のやりとりを効率化するわけだ。最初に結論を書く、というのは仕事の文書において広く共有された認識だろう。これもまた構造に基づいている。

構造化とは、ものの全体を把握したうえで、構成要素と要素の関係をなんらかの法則で整理することだ。

文書はツリー状の階層構造を採用する。

例えば以下の構造になっている。

タイトル
┃┗サブタイトル
┗リード
　┣第1章
　┃┣第1節
　┃┣第2節
　┃┗第3節
　┣第2章
　┣第3章
　┗第4章

タイトルは、文書の顔となるキーワードを使い、文書全体の内容を表す。たいへん抽象的な書き方になったが、文章の内容を一言で表し、読み手を引き付ける機能を果たすべきで、そういう言葉を短く収めたものがタイトルになる。文書のジャンルによってはそうできないこともあるが。

サブタイトルは、タイトルを補足するもので、文書がどういう切り口かを示す補助線だったりする。

リードは、タイトルを拡張し、2～3文で文書の要点を示す。タイトルからリードを読むだけで、文書の結論を読み取れるべきだ。いや読み取れなければ駄目だ。

続く章節項でリードをブレイクダウン（細分化）していく。結論を具体的に論述することで、リードをかみ砕いて、細部を理解できるようにする。これが文書を構造化する理由だ。

要するに最初にタイトルとリードで行った主張を、章で具体的に論述していく。章の主張を節で論述し、節の主張を節で論述していく。このように大きな主張を、論理的に理解可能なレベルに細分化していくわけ。